Vilhonpajan verkkopalvelun tietosuojakäytäntö

Otamme Aalto-yliopiston Vilhonpaja-verkkosivustolla yksityisyydensuojan vakavasti. Tässä selosteessa kuvaamme, mitä henkilökohtaisia tietoja keräämme, miten käytämme ja suojaamme nämä tiedot, minkä lisäksi kerromme oikeutesi palvelun käyttäjänä.

Tämä dokumentti täydentää Aalto-yliopiston yleisiä tietosuojakäytänteitä, jotka on kuvattu seuraavissa lähteissä:

• Tietosuojailmoitus opiskelijoille: https://www.aalto.fi/fi/opiskelijan-opas/tietosuojailmoitus-opiskelijoille
• Tietosuojailmoitus työntekijälle: https://www.aalto.fi/en/aalto-university/privacy-notice-for-employees (vaatii sisäänkirjautumisen).

Versiohistoria:

• Alkuperäinen: Kesäkuu 2023

Tietojen hallinnointi ja vastuuyksikkö:

• Aalto-yliopisto, Elektroniikan ja nanoteknologian laitos
• Käyntiosoite: Maarintie 8, 02150 Espoo
• Puhelin (vaihde): +358 9 47001
• Salu Ylirisku (etunimi.sukunimi@aalto.fi)

Mitä tietoja keräämme:

Kun kirjaudut järjestelmään HAKA-tunnistuspalvelun kautta, keräämme sinulta seuraavat tiedot:

1. Tilisi tunnuksen
2. Koko nimesi sekä käyttäjänimesi
3. Sähköpostiosoitteesi
4. Kotiorganisaatiosi nimen ja tyypin
5. Nimikkeesi (titteli) kyseisessä organisaatiossa
6. Suhteesi kyseiseen organisaatioon (esim. opiskelija, assistentti, muu)

Käyttäessäsi palvelua keräämme lisäksi seuraavia suoraan tunnukseesi liitettäviä tietoja:

• Suoritusmerkintöjä harjoitustehtävistä ja opastuksista
• Ansiomerkintöjä saavutuksista
• Itse kirjaamiasi osallistumismerkintöjä, mille pajakursseille osallistut
• Itsesi ja oman projektiryhmäsi kirjaamia pajaprojektien tietoja, kuten projektin aihe ja kuvaus, jotka liitetään tiettyihin pajakursseihin ja näytetään mm. projektigalleria-sivuilla
• Hankintatietoja (tuote, hinta, päivä, tila [vahvistettu, tilattu, saapunut, tarkastettu]) tietylle pajaprojektille
• Varaustietoja tiloihin ja välineisiin (aikaväli), jotka näkyvät ainoastaan sisään kirjautuneille käyttäjille. Omat varauksesi näkyvät tunnistettavina (eli yhdistettävinä käyttäjätunnukseesi) vain omalle ryhmällesi, pajakurssien henkilökunnalle sekä palvelun ylläpitäjille
• Palvelussa itse luomasi sisällön yhteyteen, esimerkiksi uutisviesteissä, artikkeleissa ja sivuissa, voidaan näyttää koko nimesi

Kurssihenkilöstön esittelysivuille voidaan lisäksi kerätä seuraavia tietoja:

• Nimi ja titteli
• Rooli kurssilla, esim. opettaja tai assistentti
• Rooli verkkopalvelussa, esim. käyttäjä, editori tai ylläpitäjä
• Kurssit, joissa olet mukana
• Kuvaus ja kuva sinusta

Kuinka käytämme sinusta keräämiämme tietoja

Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Taataksemme pääsyn verkkopalveluun ja sen toiminnallisuuksiin
2. Tunnistaaksemme sinut palvelun käyttäjänä
3. Viestiäksemme kanssasi palveluun liittyen
4. Parantaaksemme yhteistyömahdollisuuksia pajaprojekteissa, niiden dokumentoinnissa ja tuotosten jakamisessa
5. Helpottaaksemme ihmisiä löytämään jakamasi tuotokset, esimerkiksi projektissa tuotettu avoin koodi, 3D-malli tai projektiesittely, verkkopalvelusta
6. Varmistaaksemme, että olet suorittanut vaaditut harjoitustehtävät saadaksesi käyttöoikeuden niihin pajatiloihin ja välineisiin, joihin on tällainen vaatimus

Tietoturva

Teemme tarvittavat toimenpiteet varmistaaksemme, että tietosi pysyvät turvassa eikä niihin ole pääsyä ulkopuolisilla, joilla ei ole pääsyoikeutta tietoihisi. Näin estämme sen, etteivät ulkopuoliset pääse käsiksi, käyttämään, paljastamaan tai poistamaan tietojasi.

Tietojesi säilyvyys

Voit poistaa käyttäjätilisi näin halutessasi. Tällöin voit valita haluatko 1) jättää koko nimesi näkyviin palvelussa olevien tuotosten, esim. projektien tuotokset ja julkaisut, yhteyteen vai 2) anonymisoida kaikki tuotoksesi, jolloin nimeäsi ei enää näytetä verkkosivuilla niissä kohdin, joissa hyödynnetään nimen automaattista täyttämistä. Anonymisointi tarkoittaa sitä, että kun poistat tilisi, henkilökohtaiset tietosi, kuten nimi, sähköpostiosoite ja muut suoraan tiliisi yhdistettävät tiedot, poistetaan. Tiliisi liitetyt tuotokset, kuten projektien esittelyt ja julkaisut, kuitenkin säilytetään palvelussa ja ne täytyy erikseen poistaa, mikäli tähän on tarvetta.

Tietojen säilytysaika

Tietojasi säilytetään verkkopalvelussa kunnes itse poistat tilisi. Muussa tapauksessa tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellisesta julkiseen arkistointiin, esimerkiksi liittyen projektigalleriaan.

Ketkä pääsevät käsiksi tietoihisi

Käyttäessäsi palvelua koko nimesi (tai mahdollinen lempinimi tilanteessa, jossa on kyseessä täyskaima) näytetään muille palvelun käyttäjille, kun he ovat sisään kirjautuneina. Muissa tilanteissa nimesi näytetään vain tapauksissa, joissa annat itse tähän luvan.

Palvelun ylläpitäjät voivat nähdä tilisi tiedot ja kaiken siihen liittyvän tässä palvelussa. Salasanasi tallennetaan salattuna, eivätkä ylläpitäjätkään pysty näkemään salasanaasi selkokielisenä. Ylläpitäjillä on mahdollisuus aktivoida ja keskeyttää tili määräajaksi ja myös muokata tilin tietoja, mikäli tähän on hyväksyttävät perusteet. Hyväksyttävät perusteet sisältyvät palvelun käyttöehtoihin ja näitä ovat esimerkiksi kielletyn tai vahingollisen aineiston levittäminen.